Celà fait bientôt 10 ans que je travaille avec un Kanban à la maison (un Tableau blanc avec des post-its qui se déplacent de colonne en colonne jusqu'à ce qu'ils disparaissent).
Nous avons utilisé cette méthode pour rendre visible toutes nos tâches familiales et plus particulièrement pour accompagner des projets familiaux importants (déménagements, projet humanitaire...)
Voici les notes que je viens de prendre sur le livre de Jim Benson: "Personal Kanban". Je ne vous suggère pas de l'acheter en Français car la traduction est très approximative. Les concepts sont intéressants et donnent du sens à l'éfficacité de cet outil. Le coeur des concepts de ce livre sont résumés ci-dessous et il n'est pas nécessaire de le lire en entier pour les comprendre.
Gérer ses tâches du quotidien par un kanban:
Un kanban, tableau blanc avec des colonnes ou l’on voit s’avancer la réalisaiton des tâches est un radiateur d’information efficace
Soi même ou sa famille peut voir les tâches en cours et leur avancement; Celà permet de provoquer des discussions et de rendre visible ce qui est fait par les membres de la famille pour son bien.
Un kanban basique (backlog, doing, done, Bloqué) est utile pour toutes les tâches qui arrivent au quotidien sans nécessairement être liées entre elles.
Limiter l’Encours (Wip work in process)
L'importance du Kanban est de rendre visible les tâches en cours et de s’assurer de prioriser le flux de tâches vers leur réalisation effective plutôt que d’en commencer un grand nombre en parallèle.
On sait que le cerveau humain est plus efficace à gérer les tâches en séquentiel (l’une après l’autre) et que le multi-tâche est fatiguant et peu efficace pour le cerveau.
L’objectif du kanban est de pousser à terminer les tâches avant d’en commencer d’autres. (“Stop Starting, Start Finishing”)
En limitant le nombre de tâches (ou l’espace disponible) de la colonne “En Cours” on s’assure que l’on doit terminer une tâche en cours avant de laisser de la place pour en commencer une nouvelle.
Choisir les tâches à commencer au “dernier moment responsable”
Un des grands principes de l’agilité est de repousser la prise de décision au “dernier moment responsable”. Celà permet en effet de s’assurer que l’on a le maximum d’information pour la réaliser et de la réaliser uniquement si elle est toujours d’actualité. Car le temps apporte souvent de nombreuses informations qui peuvent modifier l’ordre des priorités. Mieux vaut donc ne pas commencer de tâche trop tôt (ni trop tard bien entendu).
Le fait d’avoir matérialisé une limite d'encours sur un kanban, permet de se poser la question de la prochaine tâche à accomplir à des moments réguliers, à chaque fois que l’on a terminé une tâche et que l’on libère donc de l’espace pour en commencer une nouvelle.
Ce moment de priorisation est intéressant car il est un moment de choix entre toutes les tâches dans le “backlog”, donc une décision prise “volontairement” par celui qui choisit sa prochaine tâche à accomplir entre un certain nombre de tâches concurrentes.
Choisir en fonction du contexte:
Dans les grands projets on effectue principalement ce choix au regard de l’importance de la tâche pour la réalisation du projet.. Dans un personal kanban, le contexte prend une importance particulière, car même si les tâches quotidiennes sont toutes aussi importantes, on n’est pas dans un projet unique précis.
Le choix se fera donc en prenant en compte le contexte:
Le niveau d’urgence de certaines tâches: inscirption à l’école, paiement des impôts
Le niveau d’énergie mentale disponible: bricolage manuel vs bureaucratie…
Le temps disponible pour réaliser la tâche (1/2 heures entre deux conduites à l’école…)
Le kanban matérialise l’histoire de notre semaine
En prenant en compte le flux des tâches sur un espace chronologique (de gauche à droite) et en ajoutant un effort kinesthesique (déplacer des post-its) on retient bien mieux la situation de notre travail réalisé et en cours et cela nous libère de l’anxiété de se savoir débordé sans savoir exactement par quoi. Cette situation est grandement génératrice de stress, et le kanban peut participer à le réduire.
Un kanban pour toute la famille et non pas un kanban pour celui qui est à la maison
Attention, il existe une différence entre un kanban personnel et un kanban familial.
Un kanban familial doit être centré sur les tâches qui intéressent toute la famille.
On peut ensuite prendre un ticket du kanban familial et le dupliquer dans son kanban personnel.
Il est bon de ne pas mixer les deux car on risque de polluer le radiateur d’information collectif avec des tâches qui n’intéressent personne sauf soi même. Ou de tourner le kanban familial vers un kanban de tâches ménagères, ce qui risque d’être mal vécu par la personne qui reste le plus souvent à la maison.
Séparer les tâches routinières des colonnes principales du kanban
Lorsque l’on souhaite matérialiser les entraînements sportifs, musicaux etc sur la semaine, rien ne sert de bouger des postits s’il s’agit toujours des mêmes tickets, on peut visualiser autrement ces informations avec un tableau à cocher, un calendrier…
Suivre un projet spécifique avec un Kanban
Lorsque l’on s’attaque à un projet spécifique, il est souvent intéressant de transformer les colonnes “todo, en cours, done” par une chaîne de valeur plus directement liée au projet. On réfléchit bien aux étapes du projet et on trouve les colonnes qui nous paraissent le plus représenter les étapes réelles du projet.
Mixer les deux:
on peut avoir notre personal kanban “standard” avec ces trois colonnes et un autre kanban “projet” avec les colonnes qui représentent sa chaîne de valeur. Dans ce cas on mettra un postit en cours avec le nom du projet en cours dans le kanban général, et celui-ci sera repris par de nombreuses autres tâches dans un kanban séparé au dessous, matérialisant ce projet spécifique.
Suivre les métrics Lean: Lead time…. En discuter lors d’une rétrospective
Il est particulièrement intéressant de réfléchir sur notre process général, quand ajoute-t-on nos tâches? quand les commençons nous, quand les terminons nous? et particulièrement quel est la durée moyenne de traitement des tâches?.... Celà nous permet d’être conscient du process global et de la durée moyenne de réalisation de nos tâches.
Pour celà on peut anoter la date d’ajout au backlog, la date de démarrage, et la date de fin, pour calculer, de temps en temps notre “Lead Time” moyen.
Celà peut être réalisé une fois de temps en temps lors d’une rétrospective où l’on va prendre un moment pour analyser ce que l’on a fait durant la période passée et comment on l’a fait (amélioration continue.
Remarques personnelles sur le Personal Kanban et le Family Kanban
==> Il y a une différence notable entre le "personal" kanban et le "Family" kanban.
J'avais principalement utilisé la méthode du personal Kanban pour travailler sur des projets familiaux. Ces projets étant bien déterminés, celà rendait l'outil clair et nous permettait de nous concentrer sur nos objectifs de vie familiale.
Le rythme familial n'est pas toujours celui d'un projet. Bien souvent c'est une vie de famille avec un rythme aléatoire et de nombreux petits projets et activités (vacances, cours, nouveau travail, ecole..., sport...)
Si c'est le cas, il faut faire attention à ne pas y mettre toutes les tâches de la maison, mais uniquement celles qui concernent la famille et sont reconnues utile par ses membres. Bricolage important, Tâche bureaucratique indispensable... Il faut que les tâches concernent toute la famille et non pas toujours le/la même personne sans quoi celà sera perçu comme du contrôle:
Imaginez plutôt: votre kanban affiché en public et rempli de tâches par les autres!!! c'est l'usine!
Le kanban familial ne concerne que toute la famille, les tâches qui y sont ajoutées sont ajoutées après l'accord explicite de la personne qui s'en occuppe.
Une fois ajoutée au Familiy Kanban, le membre de la famille peut dupliquer la tâche et la mettre dans son Personal Kanban avec ses autres tâches (qui ne concernent que lui-même).
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